Gentile Sig./ra,
in ottemperanza agli obblighi previsti dal Regolamento Europeo in materia di trattamento dei dati personali UE/2016/679 (GDPR) e dal D.lgs. n. 196 del 30 Giugno 2003 (Codice in materia di protezione dei dati personali) come modificato dal Decreto n. 101/2018, con la presente intendiamo informarLa in merito al trattamento dei dati personali che La riguardano e che il Suo datore di lavoro, in qualità di Titolare del trattamento dei dati personali, effettua mediante il software WINPEOPLE.
La Sua azienda, anche per il tramite del proprio consulente del lavoro, il quale agisce, per quanto qui interessa nel suo ruolo di Responsabile del trattamento, si è infatti dotata di WINPEOPLE un nuovo strumento informatico che consente di ottimizzare i processi di gestione delle informazioni riferite ai propri dipendenti e collaboratori, oltre che comunicare agli stessi, attraverso un canale sicuro, la documentazione amministrativa/contabile. Nel software sono confluiti i Suoi dati personali; si tratta di informazioni che sono già nella disponibilità del Suo datore di lavoro, in quanto da Lei comunicate all’azienda nella fase di assunzione e avvio del rapporto di lavoro, in occasione della quale Le è stata altresì fornita l’Informativa sul trattamento dei dati personali resa ai sensi dell’art.13 del Regolamento n. 679/2016.
Il trattamento dei dati personali effettuato attraverso WINPEOPLE, pertanto è riferito ad informazioni da Lei precedentemente comunicate alla Sua azienda e si aggiunge ai trattamenti già compiuti dall’azienda medesima nei Suoi confronti. Tale trattamento sarà effettuato nel rispetto delle disposizioni normative vigenti in materia di trattamento di dati personali, improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza e svolto nell’osservanza dei principi di minimizzazione dei dati, esattezza, integrità e riservatezza; i Suoi dati personali saranno sempre trattati limitatamente alla finalità del trattamento qui dichiarata e conservati per il periodo necessario a compiere tale finalità, salvo ulteriori necessità di conservazione finalizzate all’adempimento dei doveri di natura amministrativa, fiscale e legale.
Quando parliamo di "trattamento di dati personali", ci riferiamo a qualsiasi operazione o insieme di operazioni, svolte con WINPEOPLE e applicate a dati personali o complessi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione.
Il Titolare, in qualità di datore di lavoro, tratterà a mezzo del software WINPEOPLE i Suoi dati personali cosiddetti "comuni", di cui fanno parte, a titolo meramente esemplificativo, anagrafiche, contatti telefonici, indirizzi di residenza e/o domicilio, email, credenziali di accesso al sistema, immagine fotografica, codice fiscale, istruzione, composizione del nucleo familiare; oltre ai Suoi dati personali comuni, il Titolare potrà inserire nell’applicativo e quindi trattare altresì con tale strumento i dati personali dei Suoi familiari e categorie particolari dei Suoi dati personali. Per categorie particolari di dati personali si intendono, ai sensi dell’art. 9 Regolamento UE 679/2016, i dati che possono rivelare l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l’appartenenza sindacale, nonché dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona. Nello specifico, in relazione a tale categoria particolare di dati personali in qualità di datore di lavoro, la Sua azienda potrà utilizzare il software per trattare, anche in base a Sue eventuali comunicazioni rese mediante il software stesso, dati idonei a rivelare, tra l’altro, le convinzioni religiose (ad esempio, nel caso in cui usufruisca di permessi per festività religiose e tale documentazione venga caricata sul software), l’adesione a partiti politici (qualora utilizzi il software per fare richiesta di permessi o di aspettativa per cariche pubbliche elettive), la partecipazione a sindacati (in caso di assunzione di cariche sindacali o quando faccia richiesta di trattenuta per quote di associazione sindacale finalizzate all’adempimento degli obblighi di versamento dei relativi contributi), nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute (ad es., quando presenta un certificato relativo ad assenze per malattia, maternità, infortunio o in caso di Sue comunicazioni circa la Sua inidoneità a specifiche mansioni o attività e tale documentazione venga inserita sul software).
I dati personali, le categorie particolari dei Suoi dati personali e quelli dei Suoi familiari saranno trattati solo per le finalità contrattuali e precontrattuali, quindi per la gestione del rapporto di lavoro in ogni sua fase (assunzione, trasformazione, cessazione del rapporto di lavoro, ecc) e per gli adempimenti di legge. Il trattamento non richiede il suo consenso ai sensi del Regolamento UE 679/2016 per le finalità di cui all’art. 9, lett. b), f), h).
I dati personali a Lei riferiti potranno essere trattati mediante il software:
La base giuridica del trattamento dei dati personali di cui all’art. 6 del Regolamento UE n. 679/2016 in materia di trattamento dati personali effettuato mediante il software WINPEOPLE è il legittimo interesse del Suo datore di lavoro ossia quello di rendere più efficiente l’organizzazione aziendale ed ottimizzare e rendere più celere la condivisione dei documenti giuslavoristici tra le parti interessate: l’azienda (titolare del trattamento), il consulente del lavoro (responsabile del trattamento), il lavoratore (interessato del trattamento).
Potrà accedere al software e quindi ai Suoi dati personali, personale interno all’azienda espressamente impegnato a mantenere la riservatezza dei dati affidatigli, adeguatamente autorizzato e istruito dal Titolare nello svolgimento dei propri compiti; potrà accedere al software anche il consulente del lavoro, nel suo ruolo di responsabile del trattamento dei dati da lui trattati per conto dell’azienda. Nello svolgimento delle operazioni di trattamento saranno, in ogni caso, sempre adottate tutte le misure tecniche, informatiche, organizzative, logistiche e procedurali di sicurezza, idonee e proporzionate ai rischi connessi al tipo di dati trattati e alle finalità del trattamento, in modo che sia garantito il livello adeguato di protezione dei dati previsto dalla legge.
I dati raccolti nel software non saranno divulgati o diffusi a terzi, ai sensi di legge.
I dati personali presenti nel software sono gli stessi che Lei ha già comunicato alla Sua azienda al fine dell’instaurazione del rapporto di lavoro; ad ogni modo, l’attivazione del Suo account personale sul software è rimessa ad una Sua libera scelta. Qualora non intenda utilizzare il software e quindi qualora non inserisca la password nel campo ad essa dedicato entro 72 ore dal ricevimento della email di attivazione, il Suo account verrà, infatti, cancellato definitivamente.
Resta inteso che la mancata attivazione del software comporta l’impossibilità di utilizzarlo.
I dati personali presenti nel software potranno essere comunicati a soggetti terzi dei quali l’azienda si avvale per lo svolgimento di determinati adempimenti o per l’esecuzione di specifiche operazioni strettamente connesse con l’esecuzione delle finalità suddette; in particolar modo, potrebbero avere accesso al software le seguenti categorie di soggetti:
Tali soggetti, laddove necessario, sono stati verificati e istruiti sul trattamento dei dati personali dalla Sua azienda e appositamente designati Responsabili esterni del trattamento.
Potrebbero avere accesso al software anche Enti Pubblici, Forze di Polizia o altri Soggetti Pubblici e Privati, ma esclusivamente al fine di adempiere ad obblighi di legge, in caso di ispezioni, regolamento o normativa comunitaria. I dati in questione non saranno comunicati ad altri soggetti oltre a quelli previsti nella presente informativa.
La Sua azienda tratterà i Suoi dati personali, quelli dei Suoi familiari e le categorie di dati (sanitari, eventualmente giudiziari, opinioni religiose o sindacali) tramite il software solo ed esclusivamente per il periodo in cui permanga il Suo rapporto professionale con essa o comunque sino a quando Lei non decida di disattivare il software, in tal caso, il Suo account si cancellerà automaticamente.
Successivamente, in caso di cessazione del rapporto di lavoro per qualsiasi motivo intervenuta, la Sua azienda potrà conservare per periodi più lunghi solo i Suoi dati personali necessari per gli adempimenti relativi alle normative di legge vigenti (a titolo esemplificativo per fini di fiscali, di contabilità o per l’eventualità dell’esercizio del nostro diritto di difesa in sede giudiziale o stragiudiziale) e, comunque, applicando ogni misura tecnico-organizzativa atta ad attivare meccanismi - ove possibile - di anonimizzazione del dato nel rispetto di quanto stabilito dall’art. 5 del Regolamento UE n. 679/2016. Per avere maggiori informazioni in merito al periodo di conservazione dei dati e ai criteri utilizzati per determinare tale periodo, occorre formulare apposita richiesta alla Sua azienda.
In ottemperanza a quanto stabilito dal Garante per la protezione dei dati personali all’art. 5 delle Linee guida cookie e altri strumenti di tracciamento - 10 giugno 2021 (Documento Pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 163 del 9 luglio 2021) e dalla direttiva 2002/58/CE del 12 luglio 2002, del Parlamento europeo e del Consiglio, relativa al trattamento dei dati personali e alla tutela della vita privata nel settore delle comunicazioni elettroniche (c.d. direttiva ePrivacy), come modificata dalla direttiva 2009/136/CE del 25 novembre 2009, si forniscono di seguito le informazioni rispetto ai cookie in generale e a quelli presenti nel software.
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Per esercitare i Suoi diritti nei confronti del Titolare del trattamento, potrà utilizzare i consueti canali aziendali già indicati nell’informativa generale comunicataLe in sede di sottoscrizione del contratto di lavoro.
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